Makulera faktura

De flesta faktureringsprogram har en knapp som heter Makulera, och det är lätt att tro att den motsvarar något i regelverket. Det gör den inte. Ordet makulera förekommer inte i bokföringslagen och inte heller i Bokföringsnämndens vägledning om bokföring. Regelverket arbetar i stället med tre andra begrepp: rättelse av en bokföringspost (5 kap. 5 § bokföringslagen), rättelse av en verifikation (5 kap. 9 § samma lag), och en handling eller ett meddelande som ändrar den ursprungliga fakturan (17 kap. 22 § mervärdesskattelagen). Det sista kallar Skatteverket ändringsfaktura, men ordet står inte i lagtexten. Den här guiden, som hör till vår kompletta guide om fakturering, går igenom när du faktiskt får ta bort en faktura, när det i stället krävs en kreditfaktura, och varför momsen inte försvinner bara för att fakturan gör det.

De två frågor som avgör

Glöm knappen. Ställ i stället två frågor, och det räcker att svaret på en av dem är ja för att raderingsvägen ska vara stängd.

Har fakturan bokförts? Bokföringen ska enligt Bokföringsnämnden göras på ett varaktigt sätt, vilket innebär att det som bokförts inte ska kunna raderas eller på annat sätt göras oläsligt. I ett datorbaserat system rättas en felaktig bokföringspost då genom en särskild rättelsepost, och den rättelseposten är i sig en ny bokföringspost som behöver en egen verifikation.

Det finns en viktig gräns här. Så länge bokföringen inte är låst anses affärshändelserna inte bokförda. Många program har ett preliminärt läge där poster kan ändras fram till dess att någon aktivt låser bokföringen. Innan låsningen finns alltså ingen bokföringspost att skydda. Fönstret är dock inte öppet hur länge som helst: bokföringen måste låsas senast vid den tidpunkt då affärshändelserna ska vara bokförda, och den tidpunkten styrs av vilka regler om bokföringstidpunkt företaget tillämpar.

Har fakturan utfärdats? Så snart moms har debiterats felaktigt på en faktura är beloppet enligt mervärdesskattelagen en skuld till staten, oavsett om affären blev av. Då styr momslagen hur felet rättas, och svaret är en ändringsfaktura. Skatteverket är tydligt med att det gäller även om det inte fanns någon skyldighet att fakturera från början.

Det innebär att den vanliga tumregeln, att man får makulera så länge fakturan inte skickats, bara fångar halva sanningen. En faktura som aldrig lämnat huset men som redan ligger i en låst period kan inte heller raderas.

Radering är möjlig bara när fakturan varken är bokförd i en låst period eller utfärdad. I alla andra lägen är det rättelsepost eller kreditfaktura som gäller.

Fakturanumret får inte återanvändas

Här blandas två olika nummer ihop nästan alltid, och Bokföringsnämnden påpekar det själv: nämnden har bara uttalat sig om verifikationsnummer, medan kraven på fakturanummer finns i momslagen.

• Verifikationsnummerserien ska vara obruten för en tidsperiod, föras i följd utan att nummer hoppas över, och det ska gå att kontrollera i bokföringssystemet att serien är obruten.
• Fakturanumret ska enligt momslagen vara ett löpnummer baserat på en eller flera serier som unikt identifierar fakturan. Lagtexten kräver alltså unikhet, inte uttryckligen en obruten svit.

Att serien ändå bör vara obruten är Skatteverkets uppfattning, uttryckt i ett ställningstagande: det väsentliga är att löpnummerserien är obruten under hela beskattningsåret, eftersom man då kan konstatera om en faktura saknas. Det är värt att veta att detta är myndighetens tolkning snarare än uttrycklig lagtext, men den som avviker får räkna med att förklara varför.

Skatteverket är också tydligt med att fakturor som utfärdas under samma beskattningsår inte får ha samma löpnummer. Lagtexten går egentligen längre än så: löpnumret ska unikt identifiera fakturan, utan någon tidsgräns. Numret på en makulerad faktura ska alltså inte återanvändas.

Ett hål i serien är inte förbjudet i lagtexten, men både Bokföringsnämnden för verifikationsnummer och Skatteverket för fakturanummer utgår från en obruten följd. I praktiken uppstår inget hål om du sparar den makulerade fakturan: numret är då förbrukat och redovisat, inte överhoppat.

Momsen försvinner inte med fakturan

Det här är det dyraste misstaget i sammanhanget. Den som felaktigt debiterar moms på en faktura är betalningsskyldig till staten för beloppet. Att sedan radera fakturan i systemet ändrar ingenting.

Värre än så: om det felaktiga skattebeloppet inte motsvaras av någon leverans av vara eller tjänst, ska det redovisas för den period då fakturan utfärdades. Momsen hamnar alltså i den ursprungliga perioden oavsett vad du gör med dokumentet.

Vägen ut är en ändringsfaktura. När en sådan utfärdas ska beloppet ändras, och ändringen görs för den redovisningsperiod då ändringsfakturan utfärdades, inte för den ursprungliga perioden. Har du fakturerat fel i maj och krediterar i augusti är det alltså augustis momsdeklaration som justeras. Finns det särskilda skäl ska Skatteverket avstå från kravet på ändringsfaktura. Rättelsen får då i stället hanteras i den period där momsen ursprungligen redovisades, vilket följer av att periodregeln förutsätter en utfärdad ändringshandling.

Observera att den här periodregeln gäller felaktigt debiterad moms. Vid vanlig kreditering styrs perioden i stället av när prisnedsättningen eller returen enligt god redovisningssed har bokförts eller borde ha bokförts.

För köparen gäller spegelbilden: felaktigt debiterad moms är inte ingående moms och ger ingen avdragsrätt. Har avdrag gjorts ska hela det felaktiga beloppet återföras. Den som fått en felaktig faktura ska alltså vända sig till säljaren, inte till Skatteverket.

Vad kreditfakturan måste innehålla

En handling som ändrar en tidigare faktura likställs med en faktura om den innehåller en särskild och otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan. Skatteverket har preciserat vad det betyder i praktiken: du ska som huvudregel ange den ursprungliga fakturans löpnummer.

Några praktiska konsekvenser:

• Namnet spelar ingen roll. Kreditnota, kreditfaktura och ändringsfaktura är samma sak i lagens mening. Det avgörande är innehållet.
• Kreditfakturan är en faktura i sig. Den ska uppfylla momslagens innehållskrav, antingen som fullständig faktura, och då krävs ett eget löpnummer, eller som förenklad faktura. En handling som ändrar en tidigare faktura får nämligen utfärdas i förenklad form oavsett belopp (17 kap. 26 § 3), och då krävs inget eget löpnummer men däremot hänvisningen till ursprungsfakturan och uppgift om vad som ändras i den. Undantag finns dock: vid bland annat unionsintern varuförsäljning och distansförsäljning är förenklad faktura inte tillåten alls (17 kap. 27 §).
• Blandar du kredit och ny debitering i samma dokument betraktas det enligt Skatteverket som två fakturor, och kreditdelen behöver fortfarande sin otvetydiga hänvisning.

Hur krediteringen konteras går vi igenom i guiden om kreditfaktura.

Den makulerade fakturan ska sparas

Att en verifikation ersatts betyder inte att den försvinner. Ersätts en verifikation med en ny utgör även fortsättningsvis den ersatta verifikationen räkenskapsinformation. Det ska dessutom säkerställas, genom en anteckning på den tidigare verifikationen eller på annat sätt, att det vid en granskning utan svårighet går att se att den ersatts.

Räkenskapsinformation ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den makulerade fakturan följer alltså samma sjuårsregel som allt annat, och uppgifterna i en verifikation får inte raderas eller göras oläsliga.

En tidsaspekt till: en rättelse får inte göras i en redovisningsperiod vars arbete är avslutat. Upptäcks felet innan perioden stängts hänförs rättelsen dit. Upptäcks det senare får det hanteras i en öppen period.

Vanliga frågor

Får jag radera en faktura jag precis skapat? Om den varken har utfärdats till kunden eller bokförts i en låst period finns det formellt inget att skydda: ingen bokföringspost har uppstått och ingen moms har debiterats i en utfärdad handling. Har något av de två redan skett gäller i stället rättelsepost eller kreditfaktura. Notera att gränsen för när en faktura anses utfärdad inte är uttryckligen definierad i lagtexten, så vid tveksamhet är kreditfaktura det säkra valet.

Vad är skillnaden mellan att makulera och att kreditera? Makulera är ett programord utan motsvarighet i lagen. Kreditera betyder att du utfärdar en ändringsfaktura som helt eller delvis upphäver den ursprungliga. Det är krediteringen som är den rättsliga handlingen, och den krävs så snart fakturan har utfärdats.

Kan jag återanvända numret på en makulerad faktura? Nej. Löpnumret ska unikt identifiera fakturan (17 kap. 24 § 2 mervärdesskattelagen), och den unikheten är inte tidsbegränsad. Skatteverket uttrycker minimikravet som att fakturor under samma beskattningsår inte får ha samma löpnummer. Undvik samtidigt att det uppstår hål: sparar du den makulerade fakturan är numret förbrukat och redovisat, inte överhoppat. För verifikationsnummer är kravet uttryckligt, serien ska föras i följd utan att nummer hoppas över (BFNAR 2013:2 punkt 5.9).

Måste jag spara en faktura som makulerats? Ja, i alla fall där den hunnit bli en verifikation eller skickats till kunden. En ersatt verifikation är fortfarande räkenskapsinformation och ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, och det ska framgå att den ersatts. Ett utkast som varken bokförts eller utfärdats är däremot inte räkenskapsinformation.

Vad händer med momsen om jag bara tar bort fakturan? Ingenting bra. Felaktigt debiterad moms är en skuld till staten från och med att fakturan utfärdats, och saknas en underliggande leverans ska beloppet redovisas i den period fakturan utfärdades. Först när du utfärdar en ändringsfaktura ändras beloppet, och då i ändringsfakturans period.

Kunden har redan betalat. Kan jag makulera då? Nej. Då finns både en utfärdad faktura och en betalning att hantera. Utfärda en kreditfaktura med hänvisning till originalets löpnummer och betala tillbaka eller kvitta beloppet enligt överenskommelse med kunden.