Bokföra arbetskläder

Arbetskläder som företaget köper till personalen bokförs på 5480 Arbetskläder och skyddsmaterial, med avdragsgill moms som vanligt. Det gäller så länge det verkligen är arbetskläder i skattelagens mening.

Regeln har två krav, och båda måste vara uppfyllda. Förmån av uniform och andra arbetskläder ska inte tas upp om förmånen avser kläder som är avpassade för tjänsten och inte lämpligen kan användas privat (11 kap. 9 § inkomstskattelagen). Faller kläderna utanför är de en skattepliktig förmån, och då blir bokföringen en annan.

Konteringsexempel: skyddskläder till personalen

Företaget köper skyddsskor och overaller för 8 000 kr plus 2 000 kr moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
5480	Arbetskläder och skyddsmaterial	8 000 kr
2641	Debiterad ingående moms	2 000 kr
2440	Leverantörsskulder		10 000 kr

Ingen förmån uppstår, inget skatteavdrag görs och inga arbetsgivaravgifter tillkommer. Skyddsutrustning som behövs för att arbetet ska kunna utföras säkert är det enklaste fallet: den är varken lämplig eller tänkt för privat bruk.

När kläderna blir en förmån

Köper företaget omärkta kläder som fungerar lika bra på fritiden är kravet i lagen inte uppfyllt, hur mycket de än används i arbetet. En kostym, ett par vanliga jeans eller en jacka utan kännetecken är privata levnadskostnader även om de bara bärs på jobbet. Tilldelar arbetsgivaren stadigvarande sådana plagg uppkommer en skattepliktig förmån, även om den anställda förväntas bära till exempel mörk kostym i sin yrkesutövning. Lånar personalen tillfälligt plagg som arbetsgivaren äger och förvarar på arbetsplatsen är det däremot en annan sak.

Då bokförs kostnaden i stället på 7384 Kostnader för fria eller subventionerade arbetskläder, och förmånsvärdet läggs till underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter i lönekörningen. Värdet är vad kläderna skulle ha kostat den anställda att köpa själv.

Ordinära plagg kan ändå bli skattefria, men logotypen räcker inte i sig. Skatteverket anger fyra förutsättningar som bör vara uppfyllda samtidigt: kläderna ska tillhandahållas för att användas i tjänsten, vara obligatoriska att använda i tjänsten, vara avpassade för tjänsten genom att vara enhetliga för viss personal eller ha någon annan särskild egenskap, och vara försedda med arbetsgivarens namn eller logotyp så att de märkbart avviker från vanliga plagg. Logotypen bör ha en placering, storlek och färgsättning som gör att en besökare tydligt uppfattar märkningen.

Att plaggen enligt avtal inte får användas privat räcker alltså inte heller. Underkläder och skor kan normalt inte bli skattefria den här vägen, eftersom de sällan märkbart avviker från vanliga plagg.

Ersättning i pengar är alltid lön

Ger du den anställda pengar för att köpa arbetskläder är det ingen skattefri förmån, utan en kontant ersättning som ska beskattas. Kontot heter 7316 Ersättningar för och bidrag till arbetskläder, och beloppet ska med i arbetsgivardeklarationen precis som lön.

Vill du att kläderna ska vara skattefria behöver företaget alltså köpa dem, äga dem och tillhandahålla dem. Skillnaden ligger inte i beloppet utan i vem som gör inköpet.

Enskild firma: samma gräns, egen ägare

I en enskild firma gäller samma bedömning, men den träffar dig själv. Skydds- och specialkläder som behövs i verksamheten är avdragsgilla, medan vanliga kläder är privata levnadskostnader oavsett hur mycket de sliter i arbetet.

Köper du ändå vanliga kläder på företagskortet bokförs det som ett eget uttag på 2013 och inte som en kostnad. Hur uttagen fungerar går vi igenom i inlägget om bokföra eget uttag i enskild firma.

Vanliga misstag

1. Att dra av kostymen. Kläder som lämpligen kan användas privat är inte arbetskläder i lagens mening.
2. Att ge kontanta klädbidrag. Pengar är lön. Bara kläder företaget köper kan vara skattefria.
3. Att glömma förmånsvärdet. Är kläderna privat användbara ska värdet med i underlaget för skatt och avgifter.
4. Att tro att logotypen ensam löser det. För ordinära plagg ska samtliga fyra förutsättningar vara uppfyllda, inte bara märkningen.
5. Att lyfta moms på privata kläder. Är utgiften en privat levnadskostnad finns ingen avdragsgill ingående moms.
6. Att blanda ihop arbetskläder med profilkläder som ges bort. Kläder till kunder är representationsgåvor med egna regler.
7. Att bokföra skyddsutrustning som förmån. Skyddsutrustning är en arbetsmiljökostnad, inte något den anställda får.

Gränsen mot andra personalförmåner, som friskvård, går vi igenom i guiden om friskvårdsbidrag 2026. I Astrid godkänner du alltid verifikationen själv innan något bokförs. Kom igång här.