Bokföra utbildning

Kurser och utbildning för personalen bokförs på 7610 Utbildning. Har utbildningen samband med den anställdas arbetsuppgifter är den en skattefri förmån: ingen lön, inget skatteavdrag och ingen arbetsgivaravgift. Momsen på kursavgiften dras av på 2641 Debiterad ingående moms, och om kursen inte omfattas av något undantag är den 25 procent.

Den riktiga frågan är alltså inte kontot utan vad kursen har med jobbet att göra. Skatteverket skriver att det är vanligt att anställda måste gå kurser för att hålla sig à jour inom sitt yrkesområde och kunna utföra sina arbetsuppgifter. Betalar arbetsgivaren kursavgifter och litteratur för sådan utbildning är det en skattefri förmån, och deltagandet jämställs med att den anställda utför sitt arbete. Betalar arbetsgivaren däremot en utbildning som saknar samband med arbetsuppgifterna kan det vara en skatte- och avgiftspliktig förmån.

Momsen på kursen

Normalskattesatsen är 25 procent (9 kap. 2 § mervärdesskattelagen), och den gäller för en kurs som inte omfattas av ett undantag eller en lägre sats. Vissa utbildningar är undantagna från moms. Det gäller bland annat grundskole-, gymnasieskole- eller högskoleutbildning som anordnas av det allmänna eller av en av det allmänna för utbildningen erkänd utbildningsanordnare (10 kap. 15 §), och utbildning som berättigar de studerande till studiestöd (10 kap. 16 §). Undantaget omfattar också andra tjänster och varor som levereras som ett led i en sådan utbildning (10 kap. 17 §). På en sådan faktura finns ingen moms att dra av.

Kurslitteraturen har en egen sats när den säljs för sig. Böcker har 6 procent moms (9 kap. 9 §), så en kursbok som faktureras separat ska inte räknas med 25 procent.

Konteringsexempel: tvådagarskurs i Stockholm

En anställd går en extern kurs i sitt yrkesområde. Företaget betalar:

• kursavgift 9 000 kr plus 25 % moms = 2 250 kr
• kursbok 450 kr plus 6 % moms = 27 kr
• tågresa 1 200 kr plus 6 % moms = 72 kr (persontransport, 9 kap. 8 §)
• en hotellnatt 1 400 kr plus 12 % moms = 168 kr (rumsuthyrning, 9 kap. 4 §)

Total moms är 2 250 + 27 + 72 + 168 = 2 517 kr, och det betalda beloppet 14 567 kr.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7610	Utbildning	9 450 kr
5810	Biljetter	1 200 kr
5831	Kost och logi i Sverige	1 400 kr
2641	Debiterad ingående moms	2 517 kr
1930	Företagskonto		14 567 kr

Kontona i exemplet är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.

Resan och hotellet bokförs på resekontona och inte på 7610, så att de syns som resekostnader. Kursboken hör till utbildningen och ligger kvar på 7610, trots att den har en annan momssats än kursavgiften.

När kursen blir en förmån

En utbildning utan samband med arbetet är en förmån som ska värderas till marknadsvärdet, alltså det pris den anställda själv hade fått betala på orten (61 kap. 2 § inkomstskattelagen). Värdet ska in i lönekörningen som underlag för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter, och avgiften på förmånsvärdet bokförs på 7512 Arbetsgivaravgifter för förmånsvärden. Själva förmånsvärdet bokförs inte som en kostnad. Kursfakturan är kostnaden, och den kan du gärna bokföra på 7389 Övriga kostnader för förmåner i stället för på 7610, så att den skattepliktiga delen hålls isär från den skattefria. Kontot är ett val för överskådlighetens skull, ingen regel.

Skatteverkets tydligaste exempel är körkort. Betalar arbetsgivaren ett vanligt B-körkort har arbetsgivaren betalat en privat levnadskostnad, även om den anställda behöver körkortet i jobbet, och det blir en skattepliktig förmån. Att utöka behörigheten med till exempel C eller D för verksamhetens skull är däremot skattefritt.

Momsen behöver bedömas för sig i det här fallet. Avdragsrätten gäller i den utsträckning företaget använder tjänsten i sina beskattade transaktioner (13 kap. 6 § mervärdesskattelagen), och en kurs för den anställdas privata ändamål är inte självklart ett sådant inköp.

Utbildning vid omställning

För utbildning vid omstrukturering finns en egen regel. Förmån i form av utbildning eller annan åtgärd som är av betydelse för att den anställda ska kunna fortsätta att förvärvsarbeta ska inte tas upp hos den som blivit, eller löper risk att inom fem år bli, arbetslös på grund av omstrukturering, personalavveckling eller liknande i arbetsgivarens verksamhet (11 kap. 17 § inkomstskattelagen). Regeln gäller också om avsikten är att den anställda ska få ett annat arbete hos arbetsgivaren.

Det som prövas är alltså om åtgärden har betydelse för att den anställda ska kunna fortsätta att förvärvsarbeta. Skatteverket anger också att arbetsgivaren ska ha vidtagit en åtgärd i syfte att minska personalen eller omplacera anställda. Skattefriheten gäller inte förmån från ett fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag om den anställda är företagsledare, delägare eller närstående till en sådan person. Är arbetsgivaren en enskild näringsidkare gäller den inte heller för anställda som är närstående till arbetsgivaren.

Vanliga misstag

1. Att lönebeskatta en kurs som hör till jobbet. Utbildning med samband med arbetsuppgifterna är skattefri och ska inte in i lönekörningen.
2. Att behandla B-körkortet som utbildning i tjänsten. Skatteverket ser det som en privat levnadskostnad och en skattepliktig förmån.
3. Att räkna fram moms på en faktura utan moms. Är utbildningen undantagen enligt 10 kap. 15 eller 16 § finns ingen moms att dra av.
4. Att räkna 25 procent på en separat fakturerad kursbok. Böcker har 6 procent.
5. Att lägga resa och hotell på 7610. De har egna konton och andra momssatser än kursavgiften.
6. Att tillämpa omställningsregeln på ägaren eller familjen. I fåmansföretag gäller den inte för företagsledare, delägare eller deras närstående, och i enskild firma inte för anställda som är närstående till ägaren.
7. Att kalla en konferens för utbildning rakt av. Deltagaravgiften kan ligga på 7610, men måltider och fest efteråt har egna regler, som vi går igenom i bokföra konferens.

Hur förmåner förs in i lönekörningen och arbetsgivardeklarationen finns i guiden om lönehantering, och avgifterna på en skattepliktig förmån i bokföra arbetsgivaravgift. Med Astrid Go läser vi kursfakturan och fyller i konteringen åt dig. Kom igång här.