Bokföra Swish

En betalning via Swish företag är en vanlig kundinbetalning som landar på företagets bankkonto. Momsen, intäktskontot och tidpunkten är desamma som om kunden betalat med kort eller banköverföring. Det är inte betalsättet som styr bokföringen utan vad som sålts.

En försäljning på 1 250 kr inklusive moms som betalas med Swish bokförs alltså så här.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1930	Företagskonto	1 250 kr
3001	Försäljning inom Sverige, 25 % moms		1 000 kr
2611	Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 %		250 kr

Har du fakturerat kunden i förväg bokförs betalningen i stället mot kundfordran: 1930 i debet och 1510 i kredit. Intäkten och momsen togs då redan när fakturan bokfördes.

Många små betalningar samma dag

Säljer du direkt till konsument blir det snabbt många rader. Vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får inbetalningarna under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation (5 kap. 6 § bokföringslagen), och den får utgöras av uppgifter från en kassaapparat, en kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar.

I praktiken betyder det att du kan bokföra en dagssumma, förutsatt att underlaget verkligen visar summan av dagens betalningar och går att stämma av mot det som kommit in på kontot. Rapporten från Swish företag eller kassasystemet är det underlaget.

Avgifterna bokförs för sig

Swish företag kostar pengar, oftast en avgift per mottagen betalning. Avgifterna dras normalt samlat och bokförs som en bankkostnad på 6570 Bankkostnader.

Bokför alltid bruttot. Intäkten är vad kunden betalade, inte vad som blev kvar efter avgiften. Nettobokför du försvinner både en del av omsättningen och hela avgiften ur resultatet, och momsen på försäljningen blir dessutom fel.

När betalningen kommit till ditt privata nummer

Det här är det vanligaste misstaget, särskilt i små bolag och nystartade firmor. Kunden swishar till ditt privata nummer i stället för till företagets, och pengarna hamnar på privatkontot.

Intäkten är företagets ändå. Den ska bokföras med moms som vanligt, och motposten blir en skuld eller ett kapitaltillskott beroende på företagsform. I ett aktiebolag uppstår en skuld till dig som ägare tills pengarna förs över till bolaget. I en enskild firma bokförs det som en egen insättning på 2018.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2018	Övriga egna insättningar	1 250 kr
3001	Försäljning inom Sverige, 25 % moms		1 000 kr
2611	Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 %		250 kr

Lösningen är att sluta göra det, inte att bokföra det snyggare. Skaffa Swish företag och håll flödena isär.

Swish räknas som kortbetalning i kassaregisterreglerna

Skyldigheten att använda kassaregister gäller den som i näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort (39 kap. 4 § skatteförfarandelagen). Swish nämns inte i lagtexten, men Skatteverket anser att alla former av elektroniska betalningar ska jämställas med betalning med kontokort, och nämner Swish uttryckligen.

Tar du emot Swish i en butik eller i annan försäljning till konsument utlöser det alltså kassaregisterskyldighet på samma sätt som kort och kontanter, om inget av undantagen är tillämpligt. Undantagen finns för bland annat försäljning i obetydlig omfattning och för distansavtal. Fakturerad försäljning omfattas inte, eftersom kravet tar sikte på betalning vid försäljningstillfället.

Registrera betalningen som Swish i kassaregistret när den funktionen finns. Skatteverket har visserligen sagt att det saknas grund för kontrollavgift när en swishbetalning registrerats som ett annat betalningsmedel, men då stämmer inte kassarapporten mot kontot, och avstämningen är hela poängen med underlaget.

Reglerna i sin helhet finns i guiden om kassaregister.

Vanliga misstag

1. Att nettobokföra efter avgift. Intäkten är bruttobeloppet, avgiften en egen kostnad.
2. Att bokföra Swish som ett eget intäktskonto. Kanalen är inte en intäktstyp. Kontot styrs av vad du sålt.
3. Att dubbelbokföra en fakturerad försäljning. Har fakturan bokförts är betalningen bara en kvittning mot kundfordran.
4. Att ta emot företagsbetalningar privat. Intäkten är företagets oavsett vilket nummer pengarna gick till.
5. Att tro att Swish står utanför kassaregisterreglerna. Elektroniska betalningar jämställs med kortbetalning.
6. Att sakna dagsunderlag. Den gemensamma verifikationen kräver en rapport som visar summan av dagens betalningar.
7. Att blanda ihop betalning och intäkt i tid. Vid faktureringsmetoden bokförs intäkten när fakturan skapas, inte när swishen kommer.

Hur andra betalsätt hanteras, från kort till betalväxlar, finns i guiden om bokföra Stripe. I Astrid godkänner du alltid verifikationen själv innan något bokförs. Kom igång här.