Bokföra Swish: intäkten är densamma, kanalen är det som skiljer

En betalning via Swish företag är en vanlig kundinbetalning som landar på företagets bankkonto. Momsen, intäktskontot och tidpunkten är desamma som om kunden betalat med kort eller banköverföring. Det är inte betalsättet som styr bokföringen utan vad som sålts.

En försäljning på 1 250 kr inklusive moms som betalas med Swish bokförs alltså så här.

Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.

Har du fakturerat kunden i förväg och bokför enligt faktureringsmetoden bokförs betalningen i stället mot kundfordran: 1930 i debet och 1510 i kredit. Intäkten och momsen togs då redan när fakturan bokfördes. Med kontantmetoden bokförs fakturan först när betalningen kommer (utom fakturor som är obetalda när räkenskapsåret slutar), och då bokförs swishen som i tabellen ovan (5 kap. 2 § bokföringslagen).

Många små betalningar samma dag

Säljer du direkt till konsument blir det snabbt många rader. Vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får inbetalningarna under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation (5 kap. 6 § bokföringslagen), och den får utgöras av uppgifter från en kassaapparat, en kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar.

I praktiken betyder det att du kan bokföra en dagssumma om kunden betalar direkt när varan lämnas eller tjänsten utförs, inte i förskott som vid näthandel, och försäljningen registreras i ett kassaregister eller avser mindre belopp. Swish får ingå i samma dagsverifikation som kontanter och kort eller få en egen (BFNAR 2013:2 punkterna 6.4 och 6.6). Med kassaregister är underlaget kassaregistrets tömningskvitto med kontrollremsa eller journalminne, utan kassaregister en daterad och undertecknad kassarapport per kassa med dag, ort och dagens summa (punkterna 6.7 och 6.8). Ingår swishbetalningarna i dagsverifikationen ska försäljningen delas upp på kontanter respektive kort, Swish och andra elektroniska betalningar, och en sammanställning över swishbetalningarna ska ingå i verifikationen, till exempel rapporten från Swish företag (punkterna 6.10 och 6.11). Samma rapport använder du för att stämma av summan mot det som kommit in på kontot.

Avgifterna bokförs för sig

Swish företag kostar pengar, till exempel en avgift per mottagen betalning enligt bankens prislista. Avgifterna bokförs som en bankkostnad på 6570 Bankkostnader.

Bokför alltid bruttot, eftersom intäkter och kostnader inte får kvittas mot varandra (2 kap. 4 § årsredovisningslagen). Intäkten är vad kunden betalade, inte vad som blev kvar efter avgiften. Nettobokför du försvinner både en del av omsättningen och hela avgiften ur resultaträkningen, och momsen på försäljningen blir dessutom fel.

När betalningen kommit till ditt privata nummer

Det händer att kunden swishar till ditt privata nummer i stället för till företagets, och att pengarna hamnar på privatkontot.

Intäkten är företagets ändå. Den ska bokföras med moms som vanligt, och motposten blir en fordran på dig eller ett eget uttag beroende på företagsform. I ett aktiebolag har bolaget en fordran på dig som ägare tills pengarna förs över till bolaget, till exempel på 1685 Kortfristiga fordringar hos delägare eller närstående. I en enskild firma bokförs det som ett eget uttag på 2013.

Lösningen är att sluta göra det, inte att bokföra det snyggare. Skaffa Swish företag och håll flödena isär.

Swish räknas som kortbetalning i kassaregisterreglerna

Skyldigheten att använda kassaregister gäller den som i näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort (39 kap. 4 § skatteförfarandelagen). Swish nämns inte i lagtexten, men Skatteverket anser att alla former av elektroniska betalningar ska jämställas med betalning med kontokort, och nämner Swish uttryckligen.

Tar du emot Swish i en butik eller i annan försäljning till konsument utlöser det alltså kassaregisterskyldighet på samma sätt som kort och kontanter, om inget av undantagen är tillämpligt. Undantagen finns för bland annat försäljning i obetydlig omfattning och för distansavtal. Fakturerad försäljning omfattas inte, eftersom kravet tar sikte på betalning vid försäljningstillfället.

Registrera betalningen som Swish i kassaregistret när den funktionen finns. Skatteverket har visserligen sagt att det saknas grund för kontrollavgift när en swishbetalning registrerats som ett annat betalningsmedel, men då stämmer inte kassarapporten mot kontot, och avstämningen är hela poängen med underlaget.

Reglerna i sin helhet finns i guiden om kassaregister.

Vanliga misstag

1. Att nettobokföra efter avgift Intäkten är bruttobeloppet, avgiften en egen kostnad.
2. Att bokföra Swish som ett eget intäktskonto Kanalen är inte en intäktstyp. Kontot styrs av vad du sålt.
3. Att dubbelbokföra en fakturerad försäljning Har fakturan bokförts är betalningen bara en kvittning mot kundfordran.
4. Att ta emot företagsbetalningar privat Intäkten är företagets oavsett vilket nummer pengarna gick till.
5. Att tro att Swish står utanför kassaregisterreglerna Elektroniska betalningar jämställs med kortbetalning.
6. Att sakna dagsunderlag Den gemensamma verifikationen kräver en rapport som visar summan av dagens betalningar.
7. Att blanda ihop betalning och intäkt i tid Vid faktureringsmetoden bokförs intäkten när fakturan skapas, inte när swishen kommer.

Hur andra betalsätt hanteras, från kort till betalväxlar, finns i guiden om bokföra Stripe. I Astrid Go kopplar du företagskontot med BankID, så kommer Swish-betalningarna in av sig själva och får förslag på konto och momssats; alla nya företag kan prova Go gratis i 14 dagar, utom årsredovisning och deklaration, och i Bas läser du in dem med bankfilen och bokför själv. Kom igång här.