Semesterlön tjänas in under ett år och betalas ut under ett annat. Med semesterår avses tiden 1 april till 31 mars, och motsvarande tid närmast före kallas intjänandeår (3 § semesterlagen). Kostnaden hör till intjänandeåret, och därför ska den intjänade men inte uttagna semestern ligga som en skuld i balansräkningen.
Skulden bokförs på 2920 Upplupna semesterlöner och de sociala avgifterna på den på 2941 Beräknade upplupna lagstadgade sociala avgifter. Motkontona är 7290 Förändring av semesterlöneskuld för tjänstemän, 7090 för kollektivanställda, och 7519 Arbetsgivaravgifter för semester- och löneskulder.
Exempel: skulden vid bokslutet
Företagets beräknade semesterlöneskuld är 120 000 kr vid räkenskapsårets slut. Arbetsgivaravgifterna på beloppet är 120 000 × 31,42 % = 37 704 kr.
Skulden vid bokslutet
- Debet och kredit går jämnt ut
Kontona i exemplet är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan.
Kvittot in, bokföringen föreslagen. Prova Astrid Go gratis i 14 dagar.Skapa konto
Avgifterna är inget val. Lagstadgade arbetsgivaravgifter ska ingå i semesterlöneskulden, och skulden ska beräknas individuellt för varje anställd (K2 punkt 17.10). Avtalade avgifter som baseras på lön, till exempel avtalsförsäkringarna, får räknas in. Gör du det kan pensionsdelen och löneskatten på den behöva återläggas vid beskattningen.
En semesterskuld utan sociala avgifter är ungefär en tredjedel för liten, och felet upptäcks först när semestern tas ut och resultatet plötsligt belastas med en kostnad som skulle ha bokförts året innan.
Året efter: bara förändringen bokförs
Nästa bokslut är skulden 135 000 kr. Då bokförs inte hela beloppet igen utan bara ökningen på 15 000 kr, plus avgifterna på den. Har skulden i stället minskat krediteras 7290 och skulden debiteras, så att kostnaden vänds.
Det är därför kontot heter Förändring av semesterlöneskuld. Saldot på 2920 ska alltid motsvara den aktuella skulden, och resultatkontot visar bara rörelsen under året.
Så beräknas beloppet
För anställda med rörliga lönedelar och för dem som har semesterlön enligt procentregeln är semesterlönen tolv procent av den förfallna lönen under intjänandeåret (16 b § semesterlagen). Semesterlön, ersättning under semesterlönegrundande frånvaro och vissa andra poster räknas inte in i lönesumman.
För månadsavlönade med sammalöneregeln beräknas i stället semesterlönen som månadslönen plus ett semestertillägg på 0,43 procent av månadslönen per semesterdag, med tillägg för rörliga lönedelar enligt procentregeln (16 a §).
En arbetstagare har rätt till tjugofem semesterdagar varje semesterår (4 §). Kollektivavtal kan ge fler dagar och högre tillägg, och då är det avtalet som styr beräkningen av skulden.
När semestern tas ut
Uttagen semester minskar skulden. I praktiken bokförs semesterlönen i lönekörningen som vanlig lön, och skuldkontot justeras sedan när skulden räknas om vid nästa avstämning eller bokslut.
Slutar någon betalas innestående semester ut som semesterersättning, och då försvinner skulden för den personen. Reglerna för den utbetalningen finns i guiden om semesterersättning.
Vanliga misstag
- Att inte bokföra någon semesterskuld alls Kostnaden hamnar då i fel år, och resultatet blir för högt under intjänandeåret.
- Att glömma de sociala avgifterna De hör till skulden och bokförs på 2941 mot 7519.
- Att bokföra hela skulden varje år Bara förändringen ska över resultatet.
- Att räkna på fel lönesumma Semesterlön och semesterlönegrundande frånvaro ingår inte i underlaget för procentregeln.
- Att blanda ihop lagen och kollektivavtalet Avtalet kan ge fler dagar och högre tillägg än lagens nivåer.
- Att missa sparade dagar Semesterdagar som sparats till senare år är fortfarande en skuld.
- Att hoppa över avstämningen Saldot på 2920 ska kunna härledas till en lista per anställd, annars är det bara en gissning.
Hur lön, avgifter och skatt bokförs i själva lönekörningen finns i inlägget om bokföra lön. I Astrid bokför du semesterlöneskulden som en manuell verifikation i bokslutet. Kom igång här.