Bokföra förutbetalda kostnader: 17xx, exempel och K2:s gräns

En förutbetald kostnad bokförs i debet på ett konto i kontogrupp 17, till exempel 1710 Förutbetalda hyreskostnader, och i kredit på kostnadskontot. Det gäller den del av en utgift som du redan har betalat eller fått faktura på men som avser tiden efter balansdagen: hyran för januari som betalades i december, eller resten av ett serviceavtal som löper in på nästa år. Den delen är en tillgång tills tiden har gått, och i balansräkningen hamnar den i posten Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter. Du bokar upp den i bokslutet och vänder den när det nya året börjar. Hur posten passar in i resten av årets avslut visar guiden om årsbokslut.

Regeln står i årsredovisningslagen: intäkter och kostnader som är hänförliga till räkenskapsåret ska tas med oavsett tidpunkten för betalningen (2 kap. 4 § första stycket 4 årsredovisningslagen). När den löpande bokföringen avslutas ska de poster bokföras som behövs för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader (5 kap. 3 § bokföringslagen). K2 säger samma sak om utgifter: bara den del som hör till räkenskapsåret är en kostnad det året (punkt 7.4). Skatten följer med, eftersom utgifter dras av som kostnad det beskattningsår de hänför sig till enligt god redovisningssed, om inget annat är särskilt föreskrivet i lag (14 kap. 2 § inkomstskattelagen).

Texten utgår från K2. En enskild näringsidkare med förenklat årsbokslut följer i stället K1 (BFNAR 2006:1), som har egna regler.

Vilket 17-konto

Kontona 1750, 1760 och 1780 i samma grupp är upplupna intäkter, alltså intäkter som hör till året men inte har fakturerats. Dem går vi igenom i bokföra upplupna intäkter. Ett förskott för en vara eller ett uppdrag som ännu inte har levererats har ett eget konto i BAS, 1480 Förskott för varor och tjänster, och hur det bokförs visar bokföra förskottsbetalning. Försäkringen och leasingbilen har egna inlägg: bokföra företagsförsäkring och bokföra leasingbil.

När utgiften blir en kostnad

En utgift som inte kan knytas till en viss inkomst redovisas som kostnad det år eller de år företaget tar emot förbrukningsvaran, tjänsten eller prestationen som utgiften avser, om inte punkt 7.7 eller 7.8 säger något annat (K2 punkt 7.6). För några vanliga slag av utgifter anger K2 hur, om inte förenklingsregeln i punkt 7.9 används (punkt 7.10):

Linjärt betyder lika mycket per månad. Kommentaren till punkt 7.10 tar själv exemplet med en hyra som betalas i förskott för december till februari: en tredjedel blir kostnad det första året, två tredjedelar det andra, och den del som avser tiden efter balansdagen redovisas i posten Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter. Enligt K2:s beskrivning av posten redovisas där både utgifter som blir kostnad inom tolv månader från balansdagen och utgifter som blir det senare.

Konteringsexempel: kvartalshyran i förskott

Företaget betalar hyran för december, januari och februari den 30 november, 30 000 kr. Fakturan har ingen moms.

Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.

Vid bokslutet den 31 december har en av tre månader förbrukats. Två månader, 20 000 kr, hör till nästa år.

Årets hyreskostnad för perioden blir 10 000 kr. Den 1 januari vänds posten:

Bokför du månadsvis kan du i stället lägga hela betalningen på 1710 och föra över 10 000 kr till 5010 varje månad. Resultatet blir detsamma.

Konteringsexempel: serviceavtal över två år, med moms

Den 1 juli år 1 betalar företaget ett serviceavtal för sina maskiner som gäller i 24 månader, till och med den 30 juni år 3. Fakturan är på 48 000 kr plus 12 000 kr moms. K2 fördelar ett serviceavtal som gäller en viss tid över avtalstiden och räknar i sitt eget exempel på ett avtal som löper över fyra räkenskapsår (kommentaren till punkt 7.4). Här blir det 2 000 kr per månad.

Den 31 december år 1 har sex månader löpt, 12 000 kr. Kvar är 18 månader, 36 000 kr, varav 24 000 kr avser år 2 och 12 000 kr år 3.

År 2 vänds posten, och i bokslutet år 2 bokas 12 000 kr upp igen för år 3. Kostnaden blir 12 000 kr år 1, 24 000 kr år 2 och 12 000 kr år 3, sammanlagt 48 000 kr.

Momsen periodiseras inte. Ingående moms som företaget får dra av är ingen utgift (kommentaren till K2 punkt 7.2), så det är nettobeloppet som fördelas. Avdraget görs för den redovisningsperiod då förvärvet har bokförts eller borde ha bokförts, eller då förskottet betalades (7 kap. 31 § mervärdesskattelagen), här juli år 1, och det ska kunna styrkas med fakturan (13 kap. 31 och 32 §§).

När du får låta bli att periodisera

K2 har en beloppsgräns: en utgift som understiger 7 000 kronor behöver inte periodiseras (punkt 2.4). Det är beloppet på varje enskild faktura, avtal eller liknande handling som räknas, inte hur mycket som skulle periodiseras. En faktura på 9 000 kr där bara 1 500 kr avser nästa år ska alltså periodiseras, om du inte använder förenklingsregeln nedan, medan en årslicens på 6 000 kr som betalas i december får kostnadsföras direkt. Vad som är en utgift framgår av punkterna 7.2 och 7.3, och eftersom avdragsgill ingående moms inte är en utgift jämför du beloppet utan den momsen. Delas ett inköp upp på flera fakturor räknas delbeloppen ihop, och att lägga upp faktureringen bara för att hamna under gränsen är inte god redovisningssed. Gränsen ska tillämpas konsekvent mellan åren.

Ett lämnat förskott för en vara eller tjänst som understiger 7 000 kronor får på samma sätt redovisas som kostnad direkt (punkt 2.4A). För utgifter som återkommer varje år finns dessutom en förenklingsregel (punkt 7.9), som vi går igenom i bokföra periodisering.

Lättnaderna har en gräns uppåt. De får inte användas i den utsträckning de, var för sig eller tillsammans, påverkar företagets intäkter, kostnader eller ställning väsentligt (punkt 2.4B). Många små förutbetalda poster kan alltså sammantaget behöva periodiseras.

7 000-kronorsgränsen kom med BFNAR 2025:2, som tillämpas första gången för räkenskapsår som inleds efter den 31 december 2025. Ett företag som har inlett sin verksamhet efter den 30 juni 2025 och har ett förlängt första räkenskapsår som avslutas den 31 december 2026 eller senare tillämpar den redan för det året. För tidigare räkenskapsår gäller den äldre lydelsen av K2.

Vanliga misstag

1. Att periodisera momsen Momsen dras av med fakturan. Det är kostnaden utan avdragsgill moms som fördelas.
2. Att mäta 7 000-kronorsgränsen på det som ska periodiseras Gränsen gäller fakturans eller avtalets belopp, inte den del som avser nästa år.
3. Att glömma vända posten Då ligger kostnaden kvar på 17-kontot och det nya året får för låg kostnad.
4. Att lägga ett förskott för en beställd vara på 17xx BAS har ett eget konto för förskott till leverantörer, 1480.
5. Att dela upp en faktura för att komma under gränsen Delbeloppen räknas ihop.
6. Att släppa många småposter utan att väga ihop dem Lättnaden gäller inte när de tillsammans påverkar resultatet väsentligt.
7. Att blanda ihop förutbetalt med upplupet En förutbetald kostnad är betald men inte förbrukad, en fordran i kontogrupp 17. En upplupen kostnad är förbrukad men inte fakturerad, en skuld i kontogrupp 29. Se bokföra upplupna kostnader.

I Astrid bokför du periodiseringen som en manuell verifikation. En manuell verifikation får inget konteringsförslag, så kontona väljer du själv. Kom igång här.