Bokföra Klarna

Att bokföra Klarna handlar om att fånga hela försäljningen i bokföringen, inte bara det belopp som betalas ut till banken. Klarna samlar dina ordrar under en period, drar sina avgifter och betalar ut nettot som en klumpsumma, med en avräkningsnota som specificerar allt. Det finns en sak de flesta guider missar: Klarnas avgift har moms som du får lyfta, till skillnad från en vanlig kortavgift. Den här guiden, en del av vår kompletta guide om bokföring, går igenom varför Klarna bokförs per avräkningsnota, hur du hanterar bruttot, avgiften och momsen, och hur du stämmer av utbetalningen mot banken.

Klarna betalar ut per avräkningsnota, inte per order

Klarna betalar aldrig ut varje order för sig. I stället samlas försäljningen under en period, oftast en vecka, och betalas ut som en samlad utbetalning. Till varje utbetalning hör en avräkningsnota (settlement report) som listar försäljning, returer, avgifter och det netto som betalas ut. Det är avräkningsnotan som är ditt bokföringsunderlag, och den är räkenskapsinformation du är skyldig att spara.

Att sälja med Klarna online är distanshandel, inte kontantförsäljning. Kontantregeln om bokföring senast nästa arbetsdag gäller alltså inte, och du behöver inget kassaregister för e-handeln. Enligt bokföringslagen 5 kap. 6 § och Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2013:2 (punkt 6.1 b och 6.3) får du sammanställa en avräkningsnota till en gemensam verifikation. Eftersom Klarnas utbetalning dröjer, och inte kommer inom tre bankdagar, ska försäljningen bokföras mot ett fordringskonto när den sker, och stämmas av mot utbetalningen när pengarna kommer.

Konkret: du bokför försäljningen mot en fordran på Klarna, och nollar fordran när utbetalningen landar på banken. En avräkningsnota blir ett samlingsverifikat, och en period som sträcker sig över ett månadsskifte delas i två så att momsen hamnar i rätt period.

Klarna-avgiften har moms, till skillnad från kortavgifter

Här ligger den vanligaste missen. Många bokför Klarnas avgift som en momsfri kostnad, precis som man gör med en kortinlösenavgift eller en Stripe-avgift. Det är fel för Klarna.

Klarnas avgift har moms som du får lyfta. En kortinlösenavgift har det inte. Den skillnaden är lätt att missa.

Skälet är vad avgiften avser. En ren kortinlösenavgift är ersättning för en betaltjänst, som är undantagen från moms. Klarnas avgift är i stället ersättning för en fakturaköps- och administrationstjänst från Klarna Bank AB, ett svenskt bolag, och den tjänsten är momspliktig med normalt 25 procent. Klarnas avräkningsnota fungerar som fakturan för avgiften, och där framgår momsen. Du bokför alltså avgiften exklusive moms på ett kostnadskonto och momsen som ingående moms som du får lyfta.

• Bokför avgiften netto på ett kostnadskonto, till exempel 4057 "Klarna-avgifter" eller 6064 "Factoringavgifter".
• Bokför momsen på avgiften som ingående moms på konto 2640, med avräkningsnotan som underlag.

Ett undantag är rena kredit- eller räntekostnader. Erbjuder du delbetalning kan en del av det Klarna tar ut vara ersättning för kreditgivning, som är momsfri. Men den vanliga transaktionsavgiften är momspliktig. Är du osäker, titta på avräkningsnotan: den specificerar momsen per avgiftsrad. Hur du hanterar moms i webbhandel i stort tar vi i guiden om att bokföra e-handel.

Vilka konton du använder

En avräkningsnota rör flera konton samtidigt. Vi visar standardkonton ur BAS som exempel, men det är kontoklassen som är det viktiga.

Vad	Kontoklass	Exempelkonto	Debet/kredit
Fordran på Klarna	15XX/16XX	1580 (BAS 2026: 1686)	Debet
Försäljning exkl. moms	3XXX	3001	Kredit
Utgående moms	26XX	2611 (25 %)	Kredit
Klarna-avgift exkl. moms	Kontoklass 4 eller 6	4057	Debet
Ingående moms på avgiften	26XX	2640	Debet
Bankkonto (utbetalning)	19XX	1930	Debet

Ett ord om fordringskontot: i BAS-kontoplanen för 2026 har konto 1580 bytt nummer till 1686 "Fordringar för kontokort och kuponger", eftersom det är en fordran på betalföretaget och inte en kundfordran. Många kontoplaner visar fortfarande 1580 en bit in på året, och det går bra att fortsätta på 1580 tills du uppdaterar kontoplanen vid räkenskapsårets början. Det viktiga är att fordran ligger som en övrig fordran i balansräkningen.

Räkneexempel: en avräkningsnota

Anta en avräkningsnota för en vecka. Din Klarna-försäljning var 10 000 kr inklusive 25 procents moms. Klarna drog en avgift på 300 kr plus 75 kr moms (25 procent), alltså 375 kr, och betalade ut 9 625 kr till banken. Samlingsverifikatet blir:

Debet:   1580 Fordran Klarna            9 625
Debet:   4057 Klarna-avgift               300
Debet:   2640 Ingående moms                75
Kredit:  3001 Försäljning, 25 % moms    8 000
Kredit:  2611 Utgående moms, 25 %       2 000

Fordran på Klarna debiteras med det netto som betalas ut (bruttoförsäljning minus avgift inklusive moms, 10 000 − 375 = 9 625 kr). Avgiften bokförs netto som en kostnad, och de 75 kronorna i moms på avgiften lyfts som ingående moms. Debet 10 000 = kredit 10 000, så verifikatet balanserar. Momsen på försäljningen (2 000 kr) och momsen på avgiften (75 kr) redovisas var för sig i momsdeklarationen, som utgående respektive ingående moms.

Reserv och tvister

Två saker skiljer Klarna från en enklare betalväxel, och båda faller ut naturligt om du bokför per avräkningsnota.

Rullande reserv (holdback). Klarna kan hålla tillbaka en del av utbetalningen som en säkerhet. Det beloppet står helt enkelt kvar som en fordran på Klarna på ditt fordringskonto tills det släpps i en senare avräkningsnota. Du behöver inte göra något särskilt: saldot på 1580 visar hur mycket Klarna fortfarande är skyldig dig.

Returer och tvister kan komma i efterhand. En retur eller en tvist kan dyka upp i en avräkningsnota flera veckor efter köpet. Eftersom varje avräkningsnota bokförs för sig, med sitt eget datum, hamnar en sådan rad i rätt period utan att du behöver röra en redan bokförd nota. Rena tvister och kreditförluster är däremot något du vill bokföra för hand, eftersom rätt hantering (kundförlust eller minskad intäkt) beror på fallet.

Så bokför Astrid din Klarna-försäljning

I Astrid är Klarna-bokföringen inbyggd, och samma integration hanterar både Klarna och Kustom (före detta Klarna Checkout, som numera är ett eget bolag med egna utbetalningar). När du ansluter börjar Astrid med en fråga: vem betalar ut din Klarna-försäljning till banken? Betalas den ut via Shopify eller en betalväxel bokförs den redan där, och då behövs ingen separat Klarna-anslutning.

Har du ett eget avtal med Klarna eller Kustom skapar du en egen API-nyckel i deras portal och klistrar in den i Astrid tillsammans med ditt MID. Nyckeln ger tekniskt full åtkomst till kontot, men Astrid använder den bara för att läsa dina utbetalningar, och du kan när som helst stänga av just den nyckeln i portalen. Du intygar också att anslutningen bara avser e-handel, eftersom Klarna i fysisk butik bokförs som dagskassa.

När du synkar hämtar Astrid dina avräkningsnotor och sammanställer varje utbetalning till ett samlingsverifikat: försäljning per momssats, Klarna-avgiften exklusive moms, momsen på avgiften som ingående moms, och fordran på Klarna. En nota som korsar ett månadsskifte delas i två. Du granskar och godkänner varje verifikat innan något bokförs, och till underlaget bifogas Klarnas egen avräkningsnota, som är momsunderlaget för avgiften. Tvister och andra specialrader läggs i en egen lista och bokförs separat, efter ditt godkännande.

Utbetalning och avstämning mot banken

Själva utbetalningen är ingen ny intäkt, utan avslutet på den fordran du redan bokfört. När de 9 625 kronorna landar på banken bokförs det som en omflyttning mellan två balanskonton:

Debet:   1930 Företagskonto      9 625
Kredit:  1580 Fordran Klarna     9 625

Efter det är fordran på Klarna nollställd för den avräkningsnotan. Varje utbetalning har en referens som matchar raden på bankkontot, så avstämningen blir en ren avprickning i din vanliga bankavstämning. Ligger det kvar ett saldo på fordringskontot är det antingen en rullande reserv eller en nota du ännu inte bokfört.

Vanliga frågor

Ska Klarna-försäljning bokföras per order eller per utbetalning? Per utbetalning. Klarna samlar försäljningen till en avräkningsnota och betalar ut nettot, och det är avräkningsnotan du bokför som ett samlingsverifikat. Försäljningen läggs på en fordran på Klarna när den sker, och fordran nollas när utbetalningen kommer.

Har Klarnas avgift moms? Ja. Till skillnad från en kortinlösenavgift, som är en momsfri betaltjänst, är Klarnas avgift ersättning för en momspliktig tjänst från svenska Klarna Bank AB, normalt med 25 procent moms. Du bokför avgiften exklusive moms på ett kostnadskonto och momsen som ingående moms på 2640. Avräkningsnotan är ditt momsunderlag.

Vilket konto använder jag för fordran på Klarna? Ett fordringskonto för betalföretag. I äldre kontoplaner är det 1580, och i BAS 2026 heter kontot 1686 "Fordringar för kontokort och kuponger". Det håller fordran mellan försäljningen och Klarnas utbetalning, och ska nollas när utbetalningen är avstämd mot banken.

Hur bokför jag Klarnas avräkningsnota? Dela upp den i försäljning per momssats (kredit 3XXX och utgående moms i 26XX), avgiften exklusive moms (debet kostnadskonto), momsen på avgiften (debet ingående moms 2640) och nettot som en fordran på Klarna (debet 15XX/16XX). Summan av debet ska vara lika med summan av kredit. Spara avräkningsnotan som underlag.

Vad är skillnaden mellan Klarna och Kustom i bokföringen? Ingen alls i principen. Kustom (före detta Klarna Checkout) är ett eget bolag med egna utbetalningar och en egen avräkningsnota, men den bokförs på samma sätt: per utbetalning, med försäljning, avgift, moms och en fordran. Kontrollera vem som faktiskt betalar ut pengarna, så vet du vilken nota du ska utgå från.