Bokföra PayPal

Att bokföra PayPal handlar om tre saker som alla är lätta att göra fel: att bokföra bruttot i stället för det som landar på kontot, att hantera momsen på PayPal-avgiften rätt, och att ta hand om valutan när saldot står i euro eller dollar. Den vanligaste missen är att bara bokföra utbetalningen till banken, för då försvinner både en del av intäkten och avgiften som kostnad. Den näst vanligaste är att lägga fiktiv moms på avgiften, vilket inte ska göras. Den här guiden, en del av vår kompletta guide om bokföring, går igenom konton, moms, valuta och avstämning steg för steg.

Varför PayPal blir knepigt

PayPal sitter mellan kunden och ditt bankkonto, och pengarna stannar i tre led i stället för ett:

• Kunden betalar bruttot. Hela beloppet inklusive moms belastar kundens konto. Det är din försäljning.
• PayPal drar avgiften direkt. Transaktionsavgiften dras innan pengarna syns i ditt PayPal-saldo. Avgiften är en kostnad för dig, inte en rabatt på försäljningen.
• Saldot ligger kvar tills det förs över. Till skillnad från de flesta betalväxlar betalar PayPal inte ut automatiskt som standard. Pengarna ligger kvar i PayPal-saldot tills de förs över till banken, antingen manuellt eller via automatiska överföringar som du själv kan slå på och schemalägga i PayPal, ibland i en annan valuta än kronor.

Det sista ledet är det som skiljer PayPal från Stripe och kortinlösen: saldot är ett konto du kan hålla pengar på och till och med betala ut från. Det påverkar hur du bokför det, vilket vi återkommer till.

Vilka konton du använder

Vi visar standardkonton ur BAS som exempel, men det är kontoklassen som är det viktiga. Har din kontoplan en annan uppbyggnad väljer du ett annat konto inom samma serie.

Vad	Kontoklass	Exempelkonto	Debet/kredit
PayPal-saldo (likvidkonto)	19XX	1940 Övriga bankkonton	Debet vid försäljning
eller fordran på PayPal	15XX/16XX	1580, i BAS 2026 1686	Debet vid försäljning
eller saldo i utländsk valuta	19XX	1980 Valutakonton	Debet vid försäljning
Försäljning exkl. moms	3XXX	3001	Kredit
Utgående moms	26XX	2611 (25 %)	Kredit
PayPal-avgift	Kontoklass 6	6570 Bankkostnader	Debet
Valutakursvinst, fordran av rörelsekaraktär	3XXX	3960	Kredit
Valutakursförlust, fordran av rörelsekaraktär	7XXX	7960	Debet
Valutakursvinst, kassa och bank (K2)	8XXX	8331	Kredit
Valutakursförlust, kassa och bank (K2)	8XXX	8336	Debet
Bankkonto (utbetalning)	19XX	1930 Företagskonto	Debet

Vilket kursdifferenskonto som gäller beror på vilket regelverk du tillämpar och hur du klassificerat saldot, se avsnittet om valuta nedan.

Valet mellan 1940 och 1580 beror på hur du använder PayPal. Håller du ett saldo där, betalar ut från det och behandlar det som ett konto, är ett likvidkonto i 19XX-serien (1940) det som speglar verkligheten bäst. Fungerar PayPal bara som en genomgång där pengarna omgående förs vidare till banken, är ett avräkningskonto närmare: 1580 i BAS 2025, som i BAS 2026 har flyttats till 1686 "Fordringar för kontokort och kuponger".

Den flytten är mer än en omnumrering. BAS motiverar den med att det inte är en fordran på en kund utan på ett kontokortsföretag, så posten hör hemma under Övriga kortfristiga fordringar (kontogrupp 16) i stället för bland kundfordringarna (kontogrupp 15). Använder du BAS 2026 är det alltså 1686 som gäller. Det viktiga är att du är konsekvent och att kontot går att stämma av mot PayPals egen rapport.

Avgiften: momsfri betaltjänst, inte fiktiv moms

Det här är punkten där mycket av den svenska bokföringsrådgivningen på nätet blir fel, så den är värd att ta noga.

PayPals transaktionsavgift är ersättning för en betaltjänst. Enligt 10 kap. 33 § mervärdesskattelagen undantas tillhandahållanden av bank- och finansieringstjänster från skatteplikt, och dit hör betalningsförmedling, precis som kortinlösen. Avgiften är alltså momsfri.

Nu kommer invändningen du kanske stött på: PayPal fakturerar från Luxemburg, där PayPal Europe är licensierat som kreditinstitut, och ett köp av en tjänst från ett annat EU-land brukar innebära omvänd betalningsskyldighet, tidigare kallad omvänd skattskyldighet, där du redovisar både utgående och ingående moms. Därför säger många guider att du ska bokföra fiktiv moms på PayPal-avgiften.

Det stämmer inte, och det går att visa direkt ur lagen. Reglerna om omvänd betalningsskyldighet finns i 16 kap. mervärdesskattelagen, och för tjänster som köps från en beskattningsbar person som inte är etablerad inom landet är det 16 kap. 9 § som pekar ut dig som köpare som betalningsskyldig. Men 16 kap. 3 § slår fast att kapitlets bestämmelser bara är tillämpliga på beskattningsbara transaktioner som är skattepliktiga och görs inom landet. En undantagen betaltjänst är inte skattepliktig, så reglerna slår aldrig till. Det finns inget beskattningsunderlag, och därmed ingen utgående moms att redovisa och ingen ingående moms att lyfta. Du bokför avgiften brutto som en kostnad, normalt på 6570 Bankkostnader, utan momsrader.

Omvänd betalningsskyldighet gör inte en momsfri tjänst momspliktig. Är betaltjänsten undantagen finns inget underlag att redovisa moms på.

Notera att det här skiljer sig från Klarna. Klarnas fakturaköp är inte en ren betaltjänst utan indrivning av en fordran åt dig, och den delen är momspliktig, så där lyfter du 25 procents ingående moms. Det gäller dock inte allt Klarna tar betalt för: avgifter för kort- och direktbetalningar är betaltjänster och därmed momsfria på samma sätt som PayPals. Gå efter vad avräkningsnotan faktiskt specificerar. Mer om det i guiden bokföra Klarna.

Valutan: kursdifferens när du växlar

Säljer du utomlands ligger PayPal-saldot ofta i euro eller dollar. Då tillkommer ett led som varken Stripe- eller kortflödet har på samma sätt.

Försäljningen bokförs till kursen på affärsdagen. När du sedan för över saldot till ditt svenska bankkonto växlas beloppet till en annan kurs, och mellanskillnaden är en valutakursdifferens. Den är inte en del av försäljningen utan bokförs för sig.

Vilket konto differensen hamnar på beror på vilket regelverk du tillämpar.

Tillämpar du K3 (BFNAR 2012:1) styrs klassificeringen enligt punkt 30.7 av den underliggande affärshändelsen: differensen redovisas antingen som en rörelsepost eller som en finansiell post. Ett PayPal-saldo som byggts upp av försäljning har en rörelserelaterad affärshändelse i botten, vilket talar för 3960 för kursvinst och 7960 för kursförlust.

Tillämpar du K2 (BFNAR 2016:10), vilket de flesta mindre företag gör, styrs klassificeringen i stället av hur saldot klassificerats i balansräkningen. Har du lagt saldot som en fordran av rörelsekaraktär (1686) är differensen en rörelsepost: 3960 respektive 7960. Har du lagt det bland kassa och bank (1940 eller 1980 Valutakonton) hör differensen till posten Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter, alltså 8331 för kursvinst och 8336 för kursförlust. Håll klassificeringen konsekvent genom året.

Två praktiska konsekvenser:

• Saldot måste värderas. Ligger det utländsk valuta kvar i PayPal vid bokslutet ska saldot räknas om till balansdagens kurs, och differensen bokförs som kursvinst eller kursförlust.
• PayPals egen växlingsavgift är en kostnad. Väljer du att låta PayPal växla åt dig tar de betalt för det. Den avgiften hanteras som övriga PayPal-avgifter.

Räkneexempel: en försäljning i kronor

En kund betalar 1 250 kr inklusive 25 procents moms. PayPal drar en avgift på 45 kr, så saldot ökar med 1 205 kr.

Bruttot delas i försäljning och moms: 1 250 / 1,25 = 1 000 kr försäljning, och 250 kr utgående moms.

Debet:   1940 PayPal-saldo             1 205
Debet:   6570 PayPal-avgift               45
Kredit:  3001 Försäljning, 25 % moms   1 000
Kredit:  2611 Utgående moms, 25 %        250

Debet 1 250 = kredit 1 250, så verifikationen balanserar. PayPal-saldot debiteras bara med nettot, eftersom avgiften redan är dragen. Avgiften har inga momsrader.

När du sedan för över de 1 205 kronorna till företagskontot är det en ren omflyttning mellan två balanskonton:

Debet:   1930 Företagskonto     1 205
Kredit:  1940 PayPal-saldo      1 205

Stod saldot i euro hade överföringen dessutom gett en kursdifferens mot det bokförda värdet, som bokförs separat enligt principen i avsnittet ovan.

Avstämning mot PayPals rapport

PayPal-kontot i bokföringen ska stämma med saldot i PayPal, precis som bankkontot ska stämma med banken. Hämta rapporten från PayPals aktivitetsöversikt och stäm av per period: ingående saldo, försäljning, avgifter, återbetalningar, växlingar och uttag.

Ligger det en differens är det nästan alltid en av fyra saker: en avgift som inte bokförts, en återbetalning som bokförts som en kostnad i stället för som minskad försäljning, en växling som inte gett någon kursdifferens i bokföringen, eller ett uttag som bokförts mot fel konto. Rutinen är densamma som i en vanlig bankavstämning.

Vanliga frågor

Ska jag bokföra PayPal-försäljning på brutto eller netto? På brutto, alltså hela beloppet kunden betalade inklusive moms. PayPals avgift dras innan pengarna når ditt saldo och ska bokföras som en egen kostnad. Bokför du bara det som landar på banken tappar du både intäkt och utgående moms, eftersom momsen räknas på hela köpesumman.

Är det moms på PayPals avgift? Nej. PayPals transaktionsavgift är ersättning för en betaltjänst, och betaltjänster är undantagna från skatteplikt. Du bokför avgiften brutto som en kostnad, normalt på konto 6570, utan momsrader.

Ska jag bokföra fiktiv moms eftersom PayPal fakturerar från Luxemburg? Nej. Reglerna om omvänd betalningsskyldighet i 16 kap. mervärdesskattelagen är enligt 16 kap. 3 § bara tillämpliga på beskattningsbara transaktioner som är skattepliktiga och görs inom landet. En undantagen betaltjänst är inte skattepliktig, så reglerna slår aldrig till och det blir varken utgående eller ingående moms på avgiften.

Vilket konto använder jag för PayPal? Antingen ett likvidkonto i 19XX-serien (till exempel 1940) om du håller ett saldo i PayPal och betalar ut därifrån, eller ett avräkningskonto om PayPal bara är en genomgång till banken: 1580 i BAS 2025, som i BAS 2026 flyttats till 1686 "Fordringar för kontokort och kuponger" i kontogrupp 16. Det viktiga är att kontot går att stämma av mot PayPals rapport.

Hur bokför jag valutakursdifferenser från PayPal? Försäljningen bokförs till kursen på affärsdagen. När saldot växlas till kronor uppstår en differens som bokförs separat. Har du klassificerat PayPal-saldot som en fordran av rörelsekaraktär (1686) bokförs kursvinst på 3960 och kursförlust på 7960. Ligger saldot i stället bland kassa och bank (1980 Valutakonton) är differensen i K2 en finansiell post: 8331 respektive 8336. Ligger utländsk valuta kvar i PayPal vid bokslutet ska saldot räknas om till balansdagens kurs.

Hur skiljer sig PayPal-avgiften från Klarnas? PayPals avgift är en momsfri betaltjänst. Klarnas avgift för fakturaköp avser indrivning av en fordran åt dig, vilket är momspliktigt, och där lyfter du 25 procents ingående moms. Det gäller dock inte Klarnas avgifter för kort- och direktbetalningar, som är momsfria betaltjänster precis som PayPals. Gå efter vad avräkningsnotan specificerar.