Artikel
Bokföra fika
Kaffe, te, frukt och bullar till personalen är en skattefri personalvårdsförmån och en avdragsgill kostnad. Bjuder du kunder gäller representationens regler, med 60 kronor per person som tak.
Ellen··3 min
Kaffe, te, frukt och fikabröd till personalen bokförs som en personalkostnad, till exempel på 7690 Övriga personalkostnader. Kostnaden är avdragsgill, momsen får dras av och de anställda beskattas inte. Fikat räknas som en personalvårdsförmån, och Skatteverket godtar momsavdrag för personalvårdskostnader som är skattefria för de anställda.
Bjuder du i stället kunder eller andra utomstående på fika är det representation. Då bokförs det på 6071 Representation, avdragsgill, och avdraget har ett tak.
Varför fika till personalen är skattefritt
Personalvårdsförmåner ska inte tas upp till beskattning (11 kap. 11 § inkomstskattelagen). Lagen nämner särskilt förfriskningar och annan enklare förtäring i samband med arbetet som inte kan anses som måltid (11 kap. 12 §). Skatteverkets exempel är kaffe, te, alkoholfri dryck, frukt, bulle eller en enklare smörgås. Samma paragraf omfattar enklare motion och annan friskvård, som vi går igenom i bokföra friskvård.
Gränsen går vid måltiden. Som måltid räknas en lagad rätt, alltså en tillredd varm eller kall maträtt av dagens-rätt-karaktär. Bjuder företaget på lunch är det en skattepliktig kostförmån, inte fika.
Förmånen ska också rikta sig till hela personalen och får inte kunna bytas mot pengar.
Konteringsexempel: kaffe och frukt till kontoret
Du handlar kaffe, mjölk och frukt i butik för 530 kr inklusive moms. Livsmedel har tillfälligt 6 procents moms, från den 1 april 2026 till och med 2027 (9 kap. mervärdesskattelagen i lydelsen enligt lag 2026:118).
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7690 | Övriga personalkostnader | 500 kr | |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 30 kr | |
| 1930 | Företagskonto | 530 kr |
Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.
Äter ni fikat på ett kafé, eller beställer catering, är det en restaurang- och cateringtjänst med 12 procents moms. Fikabröd som du bara hämtar och tar med dig är däremot livsmedel. Titta på kvittot, och räkna inte baklänges med 25 procent.
Fika till kunder
När gästerna är utomstående är fikat representation. Utgifter för förtäring får dras av bara om det är fråga om förfriskningar och annan enklare förtäring som inte kan anses som en måltid och som är av mindre värde (16 kap. 2 § inkomstskattelagen). Enligt Skatteverket medges avdraget med högst 60 kronor per person, exklusive moms.
Du bjuder fyra kunder på kaffe och bullar på ett kafé för 280 kr plus 33,60 kr moms, alltså 70 kr per person. Avdragsgillt är 60 kr per person, 240 kr. Resten är inte avdragsgillt.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6071 | Representation, avdragsgill | 240,00 kr | |
| 6072 | Representation, ej avdragsgill | 40,00 kr | |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 33,60 kr | |
| 1930 | Företagskonto | 313,60 kr |
Momsen på förtäring vid representation får dras av på ett underlag upp till 300 kronor per person och tillfälle (13 kap. 25 § mervärdesskattelagen), så här ryms hela momsen. Anteckna vilka som deltog och syftet med mötet.
Enskild firma utan anställda
Personalvård förutsätter personal. Köper du kaffe till dig själv i en enskild firma utan anställda är det en privat levnadskostnad och inte avdragsgill. En näringsidkare kan inte ha förmåner. Fika till kunder är däremot representation även i en enskild firma.
Vanliga misstag
- Att räkna 25 procent moms på fikat. Livsmedel har 6 procent, servering på kafé och catering 12.
- Att bokföra lunch som fika. En lagad rätt är en måltid, och den är en skattepliktig förmån.
- Att dra av kaffe till sig själv i en enskild firma. Utan anställda är det privat.
- Att lägga kundfika på personalkontot. Fika till utomstående är representation.
- Att dra av hela beloppet vid kundfika. Avdraget är högst 60 kronor per person.
- Att sakna deltagarlista vid representation. Anteckna vilka som var med och varför.
- Att ge fika bara till vissa. Personalvård ska rikta sig till hela personalen.
Hur momssatserna för mat och dryck skiljer sig finns i guiden om moms på mat, och reglerna för representation i bokföra representation. Med Astrid Go läser vi kvittot och fyller i konto och moms åt dig. Kom igång här.