Bokföra hotellkostnad

En hotellnatt på tjänsteresa i Sverige bokförs på 5831 Kost och logi i Sverige, och en natt utomlands på 5832 Kost och logi i utlandet. På ett svenskt hotell är momsen på rummet 12 procent, och den drar du av på 2641 Debiterad ingående moms när resan görs i verksamheten.

Momssatsen står i 9 kap. 4 § mervärdesskattelagen: skatt tas ut med 12 procent för rumsuthyrning i hotellrörelse eller liknande verksamhet. I rumsuthyrningen ingår alltid rummet och det gästen behöver på plats, som lakan, handdukar, reception, el, värme och vatten. Andra tjänster bedöms för sig enligt Skatteverkets rättsliga vägledning: parkering som ingår i rumspriset har en annan skattesats än rummet, och ett gym som också går att köpa separat är en idrottstjänst med 6 procent. Det som inte ingår i rumspriset och som du köper till mot extra betalning är egna tillhandahållanden, och då beror momsen på vad det är.

Frukosten har fortfarande 12 procent

Livsmedelsmomsen sänktes tillfälligt från 12 till 6 procent den 1 april 2026 (9 kap. 19 § mervärdesskattelagen, som enligt lagtexten upphör att gälla vid utgången av 2027). Sänkningen gäller leverans av livsmedel, alltså mat som köps i butik eller tas med. Den rör inte hotellfrukosten. Ingår frukosten i rumspriset är den enligt Skatteverket en restaurangtjänst med samma sats som rummet, 12 procent, så priset behöver inte delas upp. Köps den till och serveras i matsalen är den en restaurangtjänst, och restaurang- och cateringtjänster har kvar 12 procent (9 kap. 5 §). Skatteverket skriver uttryckligen att momssatsen för restaurangtjänster inte ändras.

Spritdrycker, vin och starköl är undantagna från 12-procentssatsen i 5 §. Ett glas vin i hotellbaren har alltså 25 procent moms, även när det står på samma nota som rummet.

Konteringsexempel: två nätter i Göteborg

Rummet kostar 1 150 kr per natt exklusive moms, och frukosten ingår i priset. Två nätter blir 2 × 1 150 = 2 300 kr. Momsen är 2 300 × 12 % = 276 kr, och totalt dras 2 576 kr från företagets bankkonto.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
5831	Kost och logi i Sverige	2 300 kr
2641	Debiterad ingående moms	276 kr
1930	Företagskonto		2 576 kr

Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.

Avdraget för ingående moms ska styrkas genom faktura (13 kap. 32 § mervärdesskattelagen). Spara hotellets kvitto eller faktura där momsen är angiven. En bokningsbekräftelse eller kortslip utan momsuppgift räcker inte för att lyfta momsen.

Hotell utomlands: ingen svensk moms att dra av

Ett hotell i Berlin tar ut tysk moms. Som ingående skatt räknas bara mervärdesskatt enligt den svenska lagen (13 kap. 4 § mervärdesskattelagen), så den tyska momsen kan inte dras av i den svenska momsdeklarationen.

Inom EU kan företaget i stället söka återbetalning av momsen från det land där den togs ut, enligt det landets tillämpning av EU:s återbetalningsdirektiv. Ansökan lämnas via Skatteverkets elektroniska portal och ska ha kommit in senast den 30 september kalenderåret efter återbetalningsperioden (14 kap. 55 och 56 §§ mervärdesskattelagen). Söker du inte återbetalning blir hela beloppet kostnad. Två nätter som omräknat blir 3 400 kr:

Konto	Benämning	Debet	Kredit
5832	Kost och logi i utlandet	3 400 kr
1930	Företagskonto		3 400 kr

Frukosten och traktamentet

Frukost på hotell under en tjänsteresa är ingen skattepliktig förmån för den anställda om den obligatoriskt ingår i priset för övernattningen (11 kap. 2 § inkomstskattelagen). Betalar företaget också traktamente ska det skattefria beloppet ändå minskas, eftersom den anställda inte haft någon kostnad för frukosten. Vid inrikes resa 2026 är minskningen för frukost 60 kr en dag som ger helt maxbelopp (300 kr) och 30 kr en dag som ger halvt maxbelopp. Vid utrikes resa minskas traktamentet med 15 procent av normalbeloppet. Hur hela beräkningen går till finns i bokföra traktamente.

Middagen är en annan sak. Betalar företaget den anställdas middag på hotellets restaurang gäller Skatteverkets huvudregel för fri kost under tjänsteresa: traktamentet minskas och måltiden förmånsbeskattas. Schablonvärdet för en lunch eller middag är 124 kr för 2026.

Konferens och privata nätter

Bor deltagarna på hotellet under en konferens har konferensarrangemanget 25 procent moms, och det gäller även måltider och förfriskningar som ingår i arrangemanget. Logi och hotellfrukost för konferensdeltagarna har 12 procent. Hur resten av konferensfakturan delas upp finns i bokföra konferens.

Förlänger någon vistelsen över helgen för egen räkning hör de nätterna inte till företaget. Låt den anställda betala dem själv, eller bokför dem som en fordran på den som bodde där.

Vanliga misstag

1. Att räkna 6 procent på hotellfrukosten. Servering på plats är en restaurangtjänst med 12 procent. 6 procent gäller livsmedel som säljs utan servering.
2. Att dra av utländsk moms i den svenska deklarationen. Den är inte svensk ingående skatt. Den ingår i kostnaden på 5832 om du inte söker återbetalning från landet.
3. Att bokföra ett utlandshotell på 5831. BAS har ett eget konto för kost och logi i utlandet.
4. Att lyfta momsen utan ett underlag som visar den. Avdraget ska styrkas med faktura eller kvitto där momsen framgår.
5. Att betala ut fullt traktamente trots att frukosten ingick. Inrikes 2026 ska traktamentet minskas med 60 kr för en hel dag och 30 kr för en halv dag.
6. Att bokföra vinet i baren med 12 procent. Spritdrycker, vin och starköl har 25 procent även på hotellet.
7. Att låta privata nätter följa med på företagets nota. Bara tjänsteresans nätter är företagets kostnad.

Hela genomgången av momssatserna på en hotellfaktura, med konferenspaket och tillägg, finns i guiden om moms på hotell. Med Astrid Go läser vi hotellkvittot och fyller i konteringen åt dig. Kom igång här.