Bokföra hemsida, webbhotell och domän

Utgifterna för en ny hemsida bokförs i ett K2-företag som kostnad, normalt på 6540 IT-tjänster, även när beloppet är stort och sidan ska användas i flera år. Webbhotellet och domänen är löpande kostnader på samma konto. Frågan som avgör allt är om hemsidan är egenupparbetad eller förvärvad.

Egenupparbetad, även när en byrå bygger den

En egenupparbetad immateriell anläggningstillgång får inte redovisas som tillgång i K2. Utgifterna ska redovisas som kostnad (K2 punkt 10.4).

Det som överraskar många är vad egenupparbetad betyder. Enligt K2:s kommentar gäller det oavsett om det är företagets anställda eller externa konsulter som har utfört arbetet. Det avgörande är om tillgången är egenupparbetad eller förvärvad från en extern part, inte om utgifterna är interna eller externa. Beställer du en ny webbplats som en byrå tar fram åt dig är det därför normalt ett utvecklingsarbete som görs för företagets räkning, och resultatet blir en egenupparbetad tillgång. Köper du i stället en färdig mall eller licens är det en förvärvad tillgång, men sådana köp är sällan så stora att frågan om att aktivera dem uppstår.

En förvärvad immateriell tillgång, som en licens eller ett varumärke du köper färdigt, får däremot tas upp som tillgång om den har ett betydande värde för företaget under kommande år. Det är sällan fallet för en vanlig företagssida.

Konteringsexempel: en ny hemsida

En byrå bygger en ny webbplats för 60 000 kr plus 15 000 kr moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6540	IT-tjänster	60 000 kr
2641	Debiterad ingående moms	15 000 kr
2440	Leverantörsskulder		75 000 kr

Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.

Hela kostnaden belastar det år arbetet utförs. Det är inget fel i bokslutet att resultatet får en stor engångspost. Det är vad regelverket kräver.

Webbhotell

Webbhotellet är en löpande driftkostnad. Betalar du månadsvis eller årsvis bokförs avgiften direkt på 6540, eller på 6230 Datakommunikation om du hellre samlar drift och uppkoppling där. Välj ett konto och håll fast vid det.

Betalar du för flera år i förskott gäller K2:s beloppsgräns: utgifter som var för sig understiger 7 000 kronor behöver inte periodiseras (K2 punkt 2.4). Ett webbhotellsavtal för 12 000 kr som gäller tre år ska däremot periodiseras, så att varje år bär sin del. Hur förutbetalda kostnader bokförs går vi igenom i bokföra periodisering.

Bokföra domännamn

Ett domännamn som du registrerar själv är en löpande kostnad, inte en tillgång. Registreringen och den årliga förnyelsen bokförs på samma konto som webbhotellet, normalt 6540 IT-tjänster, med momsen på 2641 Debiterad ingående moms. Skatteverket nämner i sitt avdragslexikon för enskild firma domännamn bland de utgifter för att skapa en hemsida som du får dra av direkt.

Företaget förnyar sin domän för ett år hos en svensk registrar för 200 kr plus 50 kr moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6540	IT-tjänster	200 kr
2641	Debiterad ingående moms	50 kr
1930	Företagskonto		250 kr

Registrerar du domänen för flera år på en gång gäller samma beloppsgräns som för webbhotellet. En domän som registreras för tre år för 900 kr ligger under 7 000 kronor och kan kostnadsföras direkt.

Att köpa ett domännamn som redan ägs av någon annan är något annat än att registrera ett ledigt. Då är det ett förvärv från en extern part, och det som står ovan om förvärvade immateriella tillgångar gäller. Fakturerar registraren från ett annat land utan svensk moms gäller normalt omvänd betalningsskyldighet (tidigare kallad omvänd skattskyldighet), som nästa avsnitt visar.

Moms när leverantören finns utomlands

Många webbhotell, domänregistrarer och byggverktyg fakturerar från ett annat land och utan svensk moms. Köper ett företag en tjänst av en säljare som inte är etablerad i Sverige är tjänsten normalt tillhandahållen här, och det är köparen som ska betala momsen (6 kap. 33 § och 16 kap. 9 § mervärdesskattelagen). Du bokför då både utgående och ingående moms själv, och nettoeffekten blir noll om du har full avdragsrätt.

Det viktiga är att det inte går att lyfta en moms som inte står på fakturan, och att den utgående momsen ska redovisas även när ingen svensk moms debiterats. Mekaniken går vi igenom i guiden om omvänd moms.

När K3 gäller

Tillämpar företaget K3 i stället för K2 finns en möjlighet att aktivera egenupparbetade immateriella tillgångar. Det är ett val som får konsekvenser för hela redovisningen och för bundet eget kapital, och inget man gör för en hemsidas skull. För de allra flesta små aktiebolag och enskilda firmor är det K2 eller K1 som gäller, och då är svaret kostnad.

Vanliga misstag

1. Att aktivera en beställd hemsida i K2. Den är normalt egenupparbetad även om en byrå byggt den, och ska då kostnadsföras.
2. Att tro att externa konsulter gör tillgången förvärvad. K2 säger uttryckligen att det inte spelar någon roll vem som utfört arbetet.
3. Att kostnadsföra ett stort flerårsavtal på ett år. Från 7 000 kronor och uppåt ska den del som avser kommande år periodiseras.
4. Att missa omvänd betalningsskyldighet. Utländska webbhotell och domäner fakturerar ofta utan moms, men momsen ska ändå redovisas.
5. Att behandla ett köpt domännamn som en förnyelseavgift. Ett namn som köps från en tidigare innehavare är ett förvärv, inte en löpande registreringsavgift.
6. Att lyfta moms som inte finns. Utan svensk moms på fakturan finns ingen ingående moms att dra av, förutom vid omvänd betalningsskyldighet där du själv räknar fram båda sidorna.
7. Att blanda löpande drift med utveckling. Uppdateringar och drift är kostnader oavsett, men håll dem isär från nybyggen i bokföringen så att engångsposterna syns.
8. Att sprida samma sorts kostnad över flera konton. Webbhotell på ett konto ena året och ett annat nästa gör jämförelser meningslösa.

Hur immateriella och materiella tillgångar skrivs av när de väl aktiveras finns i guiden om avskrivning av inventarier. Med Astrid Go läser vi fakturan och fyller i konteringen åt dig. Kom igång här.